Mit dem Dienstwagen in den Urlaub

Mit dem Dienstwagen auf Urlaubsfahrt in den Süden? Eigentlich liegt die private Nutzung des Dienstwagens nahe. Also fix die alte Dachbox aus dem Keller montiert und den Freund der Tochter ins Auto eingewiesen, damit er zwischendurch das reguläre Fahrpersonal am Steuer entlasten kann. Dass der Trip den Tacho des Dienstwagens um mehrere Tausend Kilometer dreht? Kein Problem: Schließlich versteuert man den geldwerten Vorteil nach der Ein-Prozent-Regel. Und weil Kraftstoff, Maut und Schutzbrief kräftig ins Geld gehen, trifft es sich doppelt gut, dass der Arbeitgeber die Betriebskosten übernimmt. Die schlechte Nachricht: Eine Urlaubsplanung nach diesem Schema kann nicht funktionieren. Sie würde vielmehr den Fuhrparkleiter, den Geschäftsführer, am Ende sogar das Finanzamt auf den Plan rufen.

Fahrerwechsel nur, wenn der Überlassungsvertrag das erlaubt

„Dreh- und Angelpunkt für das Urlaubsarrangement ist der Überlassungsvertrag“, weiß Rechtsanwalt Lutz Fischer, der sich in seiner Kanzlei in St. Augustin bei Bonn den Schwerpunkt Dienstwagenrecht auf die Fahne schreibt. Sieht der Überlassungsvertrag also nichts anderes vor, geht die Dachbox in Ordnung. Vorausgesetzt, der Dienstwagen wartet mit der entsprechenden Dachlast auf, das Beladungsgewicht bleibt im Rahmen und die Box lässt sich fachgerecht fixieren. Problematisch dürfte der geplante Fahrerwechsel werden. „Mitglieder der Familie dürfen den Dienstwagen in der Regel fahren. Der Freund der Tochter sollte besser die Finger vom Steuer lassen, wenn der Arbeitgeber in dieser Hinsicht Einschränkungen macht“, erklärt Lutz Fischer.

Auch bei den Gebühren für Straßennutzung und Schutzbrief geht die Rechnung nicht auf. „Das Finanzamt nimmt bei der Besteuerung eines Dienstwagens nach der Ein-Prozent-Methode nur die Kosten in den Blick, die typischerweise bei der Nutzung eines Dienstwagens anfallen“, erklärt Rechtsanwalt Prof. Dr. Frank Balmes, Steuerexperte bei der Wirtschaft- und Steuerberatungsgesellschaft PKF Fasselt Schlage in Köln. Gebühren für Straßenbenutzung und Schutzbrief fallen aber nicht in diese Kategorie. Übernimmt der Arbeitgeber diese Kosten, ist das ein zusätzlicher steuerpflichtiger Arbeitslohn. Logische Folge: Der Mitarbeiter muss für die Auslagen den geldwerten Vorteil berappen. Tipp vom Steuerberater: Die Kosten für Maut, Vignetten und Schutzbrief sollte der Nutzer des Dienstwagens übernehmen. Das spart dem Unternehmen viel bürokratischen Aufwand.

Privatnutzung ist kein Freibrief für die Fahrt ins Ausland

Grundsätzlich gilt im Dienstwagenrecht die Formel: Die Erlaubnis zur privaten Nutzung des Dienstwagens ist kein Freibrief für die Fahrt ins Ausland. Nur wenn der Überlassungsvertrag dafür tatsächlich keine Regelungen enthält, kann der Mitarbeiter unbeschwert Gas geben. In der Praxis verzichten viele Arbeitgeber auf die spendable Geste und schränken das Nutzungsrecht für den Dienstwagen ein. Argumente gibt’s dafür jede Menge. „Der Arbeitgeber hat ein großes Interesse am Werterhalt des Dienstwagens. Bleibt das Auto während des Urlaubs im Ausland in der Garage, bedeutet das ein geringeres Schadenrisiko. Zwei Urlaubsreisen im Jahr mit dem Dienstwagen und diverse Touren am Wochenende können zudem den Anteil der Privatkilometer an der vereinbarten Laufleistung nach oben treiben, was den Spielraum für dienstliche Fahrten einschränkt. Stehen dann bei der Rückgabe an den Leasinggeber zu viele Kilometer auf dem Tacho, führt das meist zu einer teuren Nachberechnung“, beschreibt Rechtsanwalt Fischer Motive für eine Einschränkung der Nutzung. Ein handfestes Argument könnte auch die Möglichkeit liefern, dass der Mitarbeiter bei der privaten Urlaubsfahrt im Ausland einen Unfall verursacht. In diesem Fall stünden dem Fuhrparkleiter nicht nur ein hoher bürokratischer Aufwand zur Regulierung des Schadens ins Haus. Das Unternehmen könnte auch auf Kosten für Gutachten und Mietwagen sitzen bleiben, wenn die Rechtsordnung im Urlaubsland dafür keine oder geringere Erstattungen vorsieht.

Der Überlassungsvertrag sollte die Regeln für die Nutzung klar festlegen

Das Forum für Vorbehalte und Einschränkungen ist der Überlassungsvertrag. Hier lassen sich die Spielregeln zur Nutzung des Dienstwagens rechtswirksam definieren. Das Unternehmen kann zum Beispiel dem Mitarbeiter das Fahrzeug nur zum geschäftlichen und privaten Gebrauch im Inland überlassen. Damit wäre nicht nur der Urlaubsfahrt ins Ausland, sondern auch dem Wochenend-Trip nach Amsterdam, ins Elsass oder nach Luxemburg ein Riegel vorgeschoben. Der Arbeitgeber kann aber auch Urlaubsfahrten gewähren und nur die Fahrt in Länder untersagen, in denen mit Risiken für das Fahrzeug zu rechnen ist. Ebenfalls denkbar: Das Unternehmen legt eine Obergrenze für die Privatkilometer fest und bittet den Nutzer bei einer Überschreitung zur Kasse. Der Mitarbeiter ließe sich auch auf der Auslandsreise mit den Kosten für den Kraftstoff oder bei einem Unfall in die Pflicht nehmen. Möglich wäre demnach die Übernahme der Tankkosten im Ausland und eine Selbstbeteiligung bei einem selbst verschuldeten Crash.

Kommt es im Ausland zum Unfall, hält der Fiskus die Hand auf

Eine Idee für mehr Effizienz im Fuhrpark: Der Arbeitgeber könnte bestimmen, dass der Mitarbeiter das Fahrzeug zu seinem Ferienbeginn an das Unternehmen herausgibt, damit es anschließend den Kollegen für andere dienstliche Aufgaben zur Verfügung steht. Hier kommt allerdings das Bundesurlaubsgesetz ins Spiel. Das besagt für diesen Fall, dass zum Arbeitsentgelt gehörende Sachbezüge, die während des Urlaubs nicht weitergewährt werden, für die Dauer des Urlaubs in bar abzugelten sind. Heißt konkret: Der Arbeitnehmer muss den geldwerten Vorteil der Privatnutzung des Dienstwagens während des Urlaubs nicht versteuern. Im Gegenzug hat er für diese Zeit einen Anspruch auf eine Ausgleichszahlung, die dann jedoch wieder zu versteuern ist. Auch bei einem selbst verschuldeten Unfall auf der Urlaubsfahrt im Ausland hält der Fiskus die Hand auf. „Die Unfallkosten zählen nicht zu den Aufwendungen, die typischerweise mit der Nutzung des Dienstwagens anfallen“, erläutert Rechtsanwalt Prof. Dr. Frank Balmes. Übernimmt der Arbeitgeber trotzdem die Rechnung, muss der Mitarbeiter dafür den geldwerten Vorteil versteuern. Kleiner Trost: Bagatellschäden bis zu einem Nettobetrag von 1000 Euro deckt die Ein-Prozent-Regelung noch ab.

 

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