Externes Fuhrparkmanagement

Externes Fuhrparkmanagement lässt sich einkaufen, wenn ein Unternehmen dafür keine Kapazitäten hat.

Selber machen oder machen lassen? Braucht ein Unternehmen einen Elektriker, einen IT-Fachmann oder einen PR-Berater, holt es sich einen Dienstleister ins Haus, wenn die eigene Expertise nicht ausreicht. Auch die Betreuung der Dienstwagen ließe sich nach diesem Muster regeln. Kleine und mittlere Unternehmen haben häufig Fuhrparks mit mehreren Dutzend Fahrzeugen, aber keinen Fuhrparkmanager auf der Gehaltsliste. Statt dessen behilft man sich mit improvisierten Arrangements. Diese Variante des Fuhrparkmanagements ist selten effizient. Warum also den Job nicht an ein externes Fuhrparkmanagement übertragen?

Externes Fuhrparkmanagement braucht Vertrauen in den Dienstleister

An diesem Punkt setzt die Comes-Fuhrparkmanagement GmbH in Aschheim bei München den Hebel an. Das Angebot: „Wir übernehmen für Fuhrparks mit 50 bis 140 Einheiten das professionelle Management. Wir kümmern uns um Fahrer und Fahrzeuge, um Leasinggeber und Autohäuser“, beschreibt Geschäftsführer Alexander Braun die Ausrichtung des 1998 gegründeten Unternehmens. Auf dem Programm stehen transparente und effektive Prozesse sowie handfeste Einsparungen bei den Kosten für den Fuhrpark. Comes nimmt dazu vor allem die technischen Fahrzeugkosten in den Blick. Das Einsparpotenzial durch effizientes Schadenmanagement und eine gut organisierte Fahrzeugrückgabe beziffert Alexander Braun auf 20 Prozent. Bei den Prozesskosten sind aus seiner Sicht mit den richtigen Stellschrauben sogar rund 80 Prozent möglich. Das Credo des achtköpfigen Management-Teams: Klasse geht vor Masse. Bei Comes betreut ein Fuhrparkmanager daher maximal 350 Fahrzeuge.

Wie lässt sich externes Fuhrparkmanagement in interne Prozesse einbinden

Auf einem anderen Blatt dürfte für manche Unternehmen die Frage stehen, wie eng sich ein externes Fuhrparkmanagement überhaupt in interne Prozesse einbinden lässt. Schließlich sind sensible Daten im Spiel, wenn zum Beispiel personelle Veränderungen anstehen. Nicht ausgemacht ist auch, ob die Dienstwagennutzer einen externen Fuhrparkmanager als Ansprechpartner akzeptieren. Im Idealfall lösen sich solche Vorbehalte nach dem gegenseitigen Kennenlernen in Wohlgefallen auf.

Externes Fuhrparkmanagement hängt stets am Leistungsvermögen

„Das Standing des Fuhrparkleiters bei den Mitarbeitern hängt von seiner Persönlichkeit ab. Schulterklopfen genügt nicht. Hier zählt allein die Leistung“, weiß Dr. Patrick Stahl, Senior Director Human Resources bei Ingram Micro aus Dornach bei München. Das Unternehmen ist Großhändler für Produkte der Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK) und betreibt einen Fuhrpark mit rund 130 Einheiten der Marken VW, Audi, Mercedes-Benz, BMW, Skoda und Ford. „Unser Fuhrpark ist im letzten Jahr deutlich gewachsen. Mehr Autos bedeuten mehr Komplexität beim Management der Flotte. Hier sind wir mit unseren Mitteln an die Grenzen gekommen“, berichtet Dr. Stahl.

Enge Zusammenarbeit mit der Personalabteilung

Seit März 2015 ist Comes für das Fuhrparkmanagement von Ingram Micro zuständig. Das Geschäftsmodell sieht eine enge Zusammenarbeit mit der Personalabteilung vor. Fuhrparkmanager Jürgen Leitz hat einen eigenen Computer im Unternehmen, ein Postfach und einen Schlüssel für die Tiefgarage. Von Anfang an hat Ingram Micro dem externen Manager einen großen Spielraum eingeräumt, um die beste Kostenstruktur für das Unternehmen einzurichten. Dazu hat Leitz neue Dienstleister für Reifen, Glas und Tankkarten ins Boot geholt. Einmal am Tag macht er seine Aufwartung bei Olaf Schellenberg, der in der Personalabteilung als Supervisor unter anderem für das Travelmanagement und den Fuhrpark verantwortlich ist.

Unternehmen können durch externes Fuhrparkmanagement Geld sparen

Die beiden Manager haben gemeinsam Mitte Mai eine neue Car Policy mit Referenzmodell für das Unternehmen ausgerollt, die mit weniger Hierarchiestufen als bisher auskommt und die Anzahl der Marken reduziert. Steht ein neues Dienstfahrzeug an, legt sich Jürgen Leitz mit einer auf den Bedarf des Nutzers zugeschnittenen Bestellung ins Zeug. Auch die Preise im Handel hat der Fuhrparkexperte stets im Blick. Lässt sich das gewünschte Modell bei einem Anbieter günstiger beschaffen als bei einem anderen, spart das Unternehmen dadurch bares Geld.

Enge Kooperation erfordert keine tägliche Abstimmung mit dem externen Dienstleister

Wie eng die Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister ausfällt, hängt letztlich vom Bedarf und den Ansprüchen an das Fuhrparkmanagement ab. Vertrauen ist in jedem Fall die Grundlage des Geschäfts. Andererseits setzt eine enge Kooperation nicht unbedingt eine tägliche Abstimmung zwischen den Partnern voraus. Beim Halbleiter-Hersteller STMicroelectronics in Aschheim-Dornach muss sich Jürgen Leitz wie andere Besucher auch am Empfang anmelden, wenn ein Termin mit seiner Ansprechpartnerin in der Personalabteilung ansteht. „Das Management der Flotte war nie unsere Kernkompetenz. Wir haben häufig nur reagiert und den Fuhrpark laufen lassen“, bilanziert Personalchefin Beatrice Tamas. Dabei hat der rund 140 Einheiten große Fuhrpark mit BMW, Audi und VW einen hohen Stellenwert für die Motivation der Dienstwagennutzer in Marketing und Verkauf, aber auch für die Außendarstellung des Unternehmens.

Effizientes Management nutzt vorhandene Strukturen

Die wichtigsten Spielregen im Hinblick auf Car Policy und Leasinggeber standen für Jürgen Leitz bei Dienstantritt schon fest. Für den Comes-Manager ging es darum, die Strukturen für ein effektives Management zu nutzen. Jürgen Leitz ist der zentrale Ansprechpartner für Leasinggeber und Mitarbeiter. Er schreibt die Mitarbeiter an, wenn ein neues Dienstfahrzeug ansteht, prüft die Stimmigkeit der Konfiguration und macht auf Ausstattungspakete aufmerksam. Ein Schwerpunkt seiner Arbeit ist das Schadenmanagement. „Wir waren früher bei der Abwicklung von Schäden nicht optimal aufgestellt“, erinnert sich Beatrice Tamas.

Externes Fuhrparkmanagement entlastet die Verantwortlichen im Unternehmen

Heute gilt für die Mitarbeiter die Regel, dass Schäden am Fahrzeug – Steinschlag ebenso wie Parkrempler – an den Fuhrparkmanager zu melden sind. Leitz entscheidet dann, ob eine umgehende Reparatur in der Werkstatt nötig ist oder nicht. „Das externe Fuhrparkmanagement bietet klare Kostenvorteile. Gleichzeitig bedeutet es eine Entlastung für die Verantwortlichen, weil die Mitarbeiter mit ihren Belangen in Sachen Fuhrpark an den externen Manager verwiesen sind“, erklärt Beatrice Tamas. Zweimal im Jahr bereitet sie mit Hilfe von Jürgen Leitz ein Fuhrpark-Audit vor, das die in Genf ansässige Muttergesellschaft von STMicroelectronics durchführt. Alle zwei Jahre steht die Aktualisierung der Dienstwagenrichtlinie auf dem Dienstplan.

Risiken und Nebenwirkungen durch die externen Dienstleister

Und wie steht’s mit den Risiken und Nebenwirkungen des externen Fuhrparkmanagements? Könnte sich ein Unternehmen von seinem Dienstleister abhängig machen? „Unsere Aufgabe ist in erster Linie, eine funktionierende Infrastruktur fürs Fuhrparkmanagement im Unternehmen zu schaffen“, sagt Comes-Chef Alexander Braun. Professionelles Management bedeutet demnach, dass ein Unternehmen den Comes-Manager jederzeit durch einen anderen Fuhrparkleiter ersetzen kann. Die Verträge mit Comes gehen in der Regel über eine Laufzeit von ein bis drei Jahren. Die Services rechnet der Dienstleister über eine Management-Gebühr pro Fahrzeug und Monat ab.

 

Die Halterverantwortung bleibt beim Unternehmen

Ein Unternehmen kann zwar das komplette Fuhrparkmanagement einem externen Dienstleister übertragen. Allerdings bedeutet das nicht, dass es damit automatisch seine Halterverantwortung delegiert. Grundsätzlich gilt die Formel, dass die Halterverantwortung bei den Organen des Unternehmens liegt. Das kann der Geschäftsführer sein, aber auch der angestellte Fuhrparkmanager, wenn der Arbeitsvertrag eine Übertragung der Pflichten und Verantwortlichkeiten eines Halters ausdrücklich vorsieht. Auch der externe Fuhrparkmanager kann im Prinzip auf der Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung Halterpflichten übernehmen. Allerdings hat er in der Regel weder eine Weisungsbefugnis gegenüber den Dienstwagennutzern noch ist er in den unternehmensinternen Informationsfluss eingebunden. In der Praxis wird er daher allein aus haftungsrechtlichen Gründen keine umfassende Verantwortung übernehmen.

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