Fuhrparkmanagement im Unternehmen

Fragen zum Fuhrpark

Einen Dienstwagen bezahlt man nicht einfach aus der Portokasse. Die gespannte Kostensituation in vielen Unternehmen zwingt daher zum Nachdenken über Mobilität. Wir sagen, auf welche Fragen Fuhrparkleiter Antworten brauchen.

Fuhrparkleiter stellen die Mobilität der Mitarbeiter im Unternehmen sicher.

Für diesen Job braucht es Benzin im Blut, Fingerspitzengefühl und Know-how rund um Fahrzeuge, Finanzierung und Verwaltung. Der Bundesverband Fuhrparkmanagement geht allerdings davon aus, dass rund 75 Prozent der Fuhrparkleiter in Deutschland keinen Arbeitsvertrag für diese Funktion im Unternehmen haben. Muss sich die Zunft also neu erfinden? Wir zeigen, welche Aufgaben und Herausforderungen sich in Zukunft stellen.

EIN ARBEITSVERTRAG FÜR DEN FUHRPARKLEITER?

Zu den wichtigsten Aufgaben des Fuhrparkleiters gehört die Wahrnehmung der gesetzlichen Halterhaftung. Sie besagt, dass von einem Fuhrpark keine Gefährdung für Dritte ausgehen darf. Ein Geschäftsführer, der dem Buchhalter oder der Chefsekretärin per Handschlag das Fuhrparkmanagement überträgt, muss im Ernstfall selbst als Halter gerade stehen. Erst ein Arbeitsvertrag, der exakt Aufgaben, Kompetenzen und Haftung dokumentiert, begründet die Verantwortung eines Fuhrparkleiters.

WAS BEDEUTET RICHTLINIENKOMPETENZ?

Der Fuhrparkleiter bestimmt in der Regel gemeinsam mit Geschäftsführung und Personalabteilung, welche Marschrichtung das Unternehmen mit dem Fuhrpark verfolgt. Zur Umsetzung hat er die Richtlinienkompetenz. Neben der Ausarbeitung und Pflege von Arbeitsanweisungen und Überlassungsverträgen ist die Dienstwagenordnung dafür das wichtigste Instrument. Sie regelt, wer einen Anspruch auf einen Dienstwagen hat und welche Kriterien für die Wahl der Fahrzeuge gelten.

BRAUCHEN FUHRPARKLEITER SOFT SKILLS?

Ein Fuhrparkleiter hat eine Weisungsbefugnis gegenüber den Dienstwagennutzern. Die Rückendeckung durch die Geschäftsführung ist daher die halbe Miete für die Akzeptanz im Unternehmen. Der Rest ist eine Frage von Kommunikationsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen. Idealerweise versteht sich ein Fuhrparkleiter als Dienstleister für die Mitarbeiter im Unternehmen.

SELBST MANAGEN ODER MANAGEN LASSEN?

Das hängt davon ab, welche Dienstleistungen und Prozesse das Unternehmen beherrscht. Leasinggeber und Fuhrparkmanagementgesellschaften bieten vom Einkauf bis zum Reporting umfangreiche Dienstleistungen an. Diese gibt’s aber nicht zum Nulltarif. Das gilt zwar auch fürs Fuhrparkmanagement in Eigenregie. Dafür bleibt das Know-how im Unternehmen und die eigenen Bedürfnisse stehen im Mittelpunkt. Unterm Strich kann das eigene Management Kosten sparen.

EIN RAHMENVERTRAGEN FÜRS LEASING?

Ein guter Rahmenvertrag bemisst sich nicht nur nach Nachlässen und Prozenten. Wichtiger sind die Sicherstellung der Mobilität und der Service. Auch für die Rückgabe des Dienstwagens am Ende der Laufzeit oder die vorzeitige Beendigung des Leasingvertrags braucht es präzise Absprachen.

WARUM FAHRZEUGKOSTEN DOKUMENTIEREN?

Nur mit der Kenntnis der Kosten für Inbetriebnahme, Betriebsstoffe, Wartungen, Reparaturen, Unfallkosten und Versicherungen der einzelnen Fahrzeuge lassen sich Budgets planen und Fahrzeugtausch zuverlässig planen. Es ist auch sinnvoll, für jedes Fahrzeug Rücklagen für die Rückgabe am Ende der Laufzeit zu bilden.

WIE WICHTIG IST SCHADENMANAGEMENT?

Immer mehr Versicherer ziehen sich wegen der hohen Schadenquoten aus dem Flottengeschäft zurück. Für Fuhrparks hat das gravierende Folgen, wenn sich das Angebot auf die Haftpflichtversicherung beschränkt. Aktives Schadenmanagement ist daher unverzichtbar. Dazu gehören eine exakte Dokumentation aller Schäden und die Entwicklung von Maßnahmen, um die Schadenshäufigkeit zu reduzieren. Das können Mitarbeitergespräche, Fahrertrainings oder die Ausstattung der Fahrzeuge mit Assistenzsystemen sein.

BRAUCHT ES ALTERNATIVE MOBILITÄTSKONZEPTE?

Die hohen Kosten der Fahrzeugbeschaffung führen in vielen Unternehmen zu einer neuen Ausrichtung der betrieblichen Mobilität. Im Fuhrparkmanagement ist daher zunehmend ein intelligenter Mix aus verschiedenen Mobilitätsformen gefragt, der neben dem Dienstfahrzeug auch Verkehrsmittel wie Bahn, Mietfahrzeuge, Carsharing und Taxi berücksichtigt.

LOHNT SICH WEITERBILDUNG?

Das Fuhrparkmanagement ist ein enorm dynamisches Arbeitsfeld mit immer neuen Aufgaben und Herausforderungen. Natürlich kostet Weiterbildung Geld. Aber jeder Euro, den ein Unternehmen in das Know-how der Mitarbeiter im Fuhrpark investiert, zahlt sich auf lange Sicht hundertfach aus.

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